Derzeit kommen bei Mietern die Nebenkosten-Abrechnungen für das Vorjahr an. Etwa 30 bis 35 Millionen dieser Schreiben gehen in deutschen Haushalten ein –meist zum Jahresende. Das liegt daran, dass der Vermieter verpflichtet ist, alle zwölf Monate die Betriebskosten mit dem Mieter abzurechnen. In der Regel deckt sich dieser Zeitraum mit dem Kalenderjahr. Gestiegene Heizkosten und kommunale Gebühren führen oft zu Nachforderungen. Mieter haben das Recht, die Abrechnung zu prüfen.
Abrechnung muss rechtzeitig zugestellt sein
Versäumt es der Vermieter, dem Mieter die Nebenkosten-Abrechnung rechtzeitig zum fälligen Termin zuzustellen, kann er keine Nachforderungen – etwa für Wasser, Müllabfuhr oder Hausreinigung – mehr geltend machen. Ergibt die Abrechnung allerdings ein Guthaben, muss der Vermieter dies seinem Mieter dennoch ausbezahlen.
Der Bundesgerichtshof (BGH) hat die Vermieter darüber hinaus verpflichtet, eine Reihe von formellen Anforderungen einzuhalten. So reicht es nicht aus, die Abrechnung bis zum 31. Dezember bei der Post aufzugeben. Entscheidend ist, wann das Schreiben dem Mieter zugestellt wird. Entschuldigt ist der Vermieter nur, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat.
Abrechnung muss verständlich und nachvollziehbar sein
Darüber hinaus muss die Zusammenstellung der Nebenkosten verständlich sein. Sowohl die Gesamtkosten im Haus als auch der Anteil des einzelnen Mieters müssen nachvollziehbar dargestellt werden – und zwar für jede Kostenart. Aufzulisten sind die einzelnen Betriebskostenarten und der Umlageschlüssel, außerdem die Gesamtfläche und die Wohnfläche des jeweiligen Mieters. Und: Aufgelistet werden dürfen nur jene Betriebskosten, die im Mietvertrag zusätzlich zur Grundmiete vereinbart worden sind. „Wenn diese Formalien nicht eingehalten sind, liegt keine ordnungsgemäße Abrechnung vor“, stellt Dirk Clausen, Fachanwalt für Mietrecht, klar. Dann muss der Mieter keine Nachzahlungen leisten.
Strenge Anforderungen werden auch an die Heizkosten-Abrechnung gestellt. Darin sind die Brennstoffkosten, die Kosten des Betriebsstroms, der Bedienung und Überwachung, der Reinigung und Verbrauchserfassung gesondert aufzulisten. Wo mit Öl oder Kohle geheizt wird, müssen Anfangs- und Endbestand nach Menge und Preis angegeben werden.
Für Mieter bietet es sich an, die Abrechnung mit der vom Vorjahr oder der eines Nachbarn zu vergleichen. „Am besten eignet sich natürlich ein Vergleich, wenn die Wohnungen gleich groß sind und die Haushalte die gleiche Personenzahl aufweisen“, sagt Anwalt Clausen.
Achtung, falls der Nachbar weniger zahlt
Anhaltspunkte für Fehler liegen vor, wenn Kosten gegenüber dem Vorjahr deutlich gestiegen sind. Auffällig ist auch, wenn Mieter je Quadratmeter wesentlich mehr als Nachbarn zahlen. Ungereimtheiten solle man dem Vermieter schriftlich präsentieren und um Aufklärung bitten. Alternativ können Mieter im Büro des Vermieters oder Verwalters die Originalbelege und Verträge einsehen. Auch der BGH weist in einem Urteil auf dieses Einsichtsrecht hin. „Der Vermieter muss daher alle relevanten Rechnungen und Verträge aufbewahren, um diese dem Mieter auf dessen Verlangen vorlegen zu können“, sagt Kai Warnecke vom Verband Haus & Grund. Jedoch müssen entsprechende Kopien nicht der Nebenkosten-Abrechnung beigelegt werden.