Ob es um Zeitmanagement auf der Arbeit, im Studium oder im Privaten geht - Planung ist alles. Oft helfen To-do-Listen, um anstehende Aufgaben zu erledigen, oder kleinere Zeitmanagement-Methoden, mit denen sich der Tag strukturieren lässt. Doch wie sieht es bei großen Projekten aus? Hier gibt es häufig mehrere Aspekte, die berücksichtigt werden müssen. Häufig ist auch das Risiko höher, dass etwas nicht klappt. Wie also umgehen damit? So funktioniert das Zeitmanagement bei großen Projekten.
Zeitmanagement bei großen Projekten: Ziele setzen
Das Wichtigste bei großen Projekten ist die Zielsetzung. Also: Was soll überhaupt erreicht werden? Wann gilt das Projekt als erfolgreich? Ziele sollten klar und spezifisch formuliert sein, wie auf der Website der Projektmanagementsoftware ClickUp erläutert wird. Dies lässt sich beispielsweise durch das Setzen von kleinen, erreichbaren Meilensteinen umsetzen. Dadurch bleibt das große Projekt übersichtlich, und der Fortschritt sowie die Einhaltung des Zeitplans können besser überwacht werden.
Zeitmanagement bei großen Projekten: Prioritäten setzen
Um die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit fertigstellen zu können, müssen bei großen Projekten Prioritäten gesetzt werden. Laut Clickup sollte man sich hier auf die To-dos konzentrieren, die wenig Zeit kosten, dafür aber großen Nutzen bringen. Zur Priorisierung bieten sich verschiedene Zeitmanagement-Methoden an, etwa die Pomodoro-Technik oder die ABC-Analyse. Sind die Aufgaben erst einmal nach Dringlichkeit sortiert, heißt es durchziehen. Nur wenn die Prioritäten eingehalten werden, kann das Zeitmanagement bei großen Projekten gelingen.
Zeitmanagement bei großen Projekten: Zeitplan erstellen
Wenn Ziel und Priorisierung stehen, muss ein Zeitplan her. Dieser sollte so genau wie möglich sein. Dazu gilt es zunächst, alle Aufgaben aufzuteilen und die zeitlichen Ressourcen pro To-do aufzuschreiben. Laut der Projektmanagementsoftware Blueant sollte man dazu auf die Projektmitarbeitenden zugehen und absprechen, wie viel Zeit pro Aufgabe zur Verfügung steht. Wichtig ist dabei, realistisch zu sein. Andernfalls droht Unmut, wenn abgesprochene Zeiten nicht eingehalten werden können und das Zeitmanagement ins Wanken gerät. Auch Pufferzeiten können laut Clickup hilfreich sein, Verzögerungen zuvorzukommen.
Zeitmanagement bei großen Projekten: Regelmäßige Überprüfung
Ziele und Prioritäten sind gesetzt, der Zeitplan steht: Jetzt kann das Projekt beginnen. Doch Projektmanager oder andere Verantwortliche sollten jetzt nicht in den Urlaub fahren. Sie bleiben stets Teil des Teams und sind nun gefragt, den Fortschritt im Blick zu behalten. Mithilfe von Meilensteinen können Fristen für Ziele überprüft und gegebenenfalls verschoben werden. So lässt sich stets feststellen, ob zeitliche Probleme auftreten. Auch Statusmeetings mit dem Team können laut der Arbeitsmanagement-Plattform Wrike dazu beitragen, Fristen im Blick zu behalten. Sind Änderungen im Projektplan notwendig, ist stets mit den Mitarbeitenden darüber zu sprechen, empfiehlt Blueant.
Zeitmanagement bei großen Projekten: Optimierung durch Tools
Um den Fortschritt eines großen Projekts im Blick zu behalten, bietet es sich an, auf Tools zurückzugreifen. Diese können beim Zeitmanagement helfen, indem Aufgaben übersichtlich notiert und vorgegebene Zeiten regelmäßig überprüft werden können. Beispielsweise können einzelne Mitarbeitende bei großen Projekten bestimmten Aufgaben zugewiesen werden und Zeitfresser werden schneller erkannt. Beim nächsten Projekt kann zudem auf die gesammelten Daten zurückgegriffen werden, um Fehler nicht zu wiederholen, schreibt Clickup.
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