Zustand, Schlüssel, Zähler: Streit vorbeugen: So muss ein Übergabeprotokoll aussehen

Egal, ob bei Mietbeginn oder Mietende: Ein Übergabeprotokoll kann Mietern wie Vermietern helfen, Streit bei der Wohnungsübergabe zu vermeiden. Es gibt etwa Auskunft zum Zustand der Räume, zu Schäden und Mängeln, Zählerständen und der Anzahl der Schlüssel. Was sonst noch in einem Übergabeprotokoll steht, warum es sinnvoll ist, eines zu haben und warum es trotzdem nicht immer vorhanden ist - wir klären die wichtigsten Fragen.

Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?

Nein, eine gesetzliche Pflicht zur Erstellung eines Übergabeprotokolls gibt es nicht. Das bedeutet für Mieterinnen und Mieter im Umkehrschluss: Einen Anspruch darauf haben sie nicht, sollte der Vermieter keinen Wert darauf legen.

Warum ist die Dokumentation für Mieter wichtig?

Sie dient als Beweis bei Meinungsverschiedenheiten mit Vermietern. Das Protokoll dokumentiert den Zustand der Wohnung bei Mietbeginn samt Schäden und Schönheitsreparaturen. Gab es zum Beispiel bereits beim Einzug erkennbare Mängel, lässt sich das beim Auszug anhand des Protokolls nachvollziehen. Mieterinnen und Mieter müssten dann nicht für die Beseitigung und auch nicht für deren Bezahlung aufkommen, weil sie die Schäden nicht zu vertreten haben, sagt Anja Franz vom Mieterverein München.

Zudem helfen die protokollierten Zählerstände dabei, die Verbräuche von Mieterinnen und Mietern während der Mietzeit nachzuvollziehen. Etwaige offene Nebenkostenforderungen können anhand dessen überprüft werden.

Welche Folgen hat es, wenn es kein Protokoll gibt?

Im Konfliktfall haben Mieterinnen und Mieter wenig in der Hand, um zu belegen, wie sie die Wohnung übernommen und verlassen haben. Reklamiert ihr Vermieter Mängel, müssen sie eventuell Schadenersatz für etwas leisten, das nicht auf ihre Kappe geht. "Zu beweisen, dass der Schaden bereits vorhanden war, ist Mietersache", sagt Franz. "Und das kann er eben nur anhand des Protokolls."

Wie geht man bei der Erstellung des Protokolls vor?

Spätestens am Übergabetag sollten Mieter und Vermieter bei Mietbeginn und Mietende gemeinsam die Wohnung prüfen - und zwar Raum für Raum. Mietrechtsanwalt Nico Bergerhoff empfiehlt mit Blick auf die Beweiskraft den Zustand der Zimmer möglichst detailliert zu beschreiben - eine frisch gestrichene Wohnzimmerwand also genauso festzuhalten wie drei gesprungene Balkonfliesen. Ist alles in Ordnung, wird das ebenfalls vermerkt. Wer Protokoll führt, sprechen beide Parteien miteinander ab.

Während der Begehung bei Mietende haben Mieterinnen und Mieter noch einmal die Chance zu klären, ob sie vor dem endgültigen Auszug noch etwas in Ordnung bringen müssen. Der Klassiker: Bohrlöcher zuspachteln. Auch solche Maßnahmen und deren Erledigung fließen ins Protokoll ein.

Was sollte alles drinstehen?

Das Hauptaugenmerk liegt auf typischen Knack- und Streitpunkten. Böden, Decken und Wände: Gibt es Löcher, Risse, hängt die Tapete? Sind Türzargen und Türblätter, Steckdosen und Sockelleisten in Ordnung? Schließen die Fenster?

Bei Einzug sollte zum Schutz von eventuell unberechtigten Ansprüchen jede Macke erfasst werden, also Kratzer im Parkett, Sprünge im Waschbecken, Schimmel, rät Anja Franz.

Vom Vermieter überlassenes Inventar - wie Einbauküche samt Geräten sowie Badmöbel - werden bei Ein- wie Auszug aufgeführt, damit keine Missverständnisse aufkommen. Bleiben mieterseitige Einbauten wie Markisen oder Küchen in der Wohnung, wird auch das protokolliert. Übernimmt der Vermieter die Sachen gegen eine Abstandszahlung, gehört auch diese Information mit rein.

Ferner beinhaltet das Übergabeprotokoll die Schlüsselübergabe und Zählerstände für Heizung, Wasser und Strom. Wer auf ein Protokoll verzichtet, sollte sich trotzdem die Aushändigung sämtlicher Schlüssel vom Vermieter quittieren lassen. Außerdem sollten beide Parteien ein Ableseprotokoll für die Zähler anfertigen. Das beugt Konflikten um die Nebenkostenabrechnung vor.

Welche Form braucht das schriftliche Protokoll?

Dazu existieren keine rechtlichen Vorschriften. Die Experten empfehlen jedoch, die Wohnungsinformationen mit folgenden Angaben zu ergänzen: Name und Adresse des Mieters und des Vermieters, Wohnungsanschrift, Datum der Begehung beziehungsweise des Ein- und Auszugs, letzte Renovierung, Absprachen über auszuführende Reparaturen.

Im Internet finden Mieter Protokoll-Vordrucke zum Downloaden - oft mit Ankreuz-Optionen. Das spart viel Schreibarbeit. Nico Bergerhoff rät jedoch zu Blankopapier, um den individuellen Details der Begehung Rechnung zu tragen. Die Beweiskraft eines solchen offenen Protokolls sei deutlich höher als die von Vordrucken, meint er. Zusätzliche Fotos und Filme mit Datumsvermerk sowie Zeugen verstärken den Effekt.

Wann wird das Dokument bindend?

Ganz wichtig ist, dass sowohl Mieter als auch Vermieter das Dokument unterschreiben. Damit wird es einerseits verbindlich, andererseits bestätigen beide Seiten damit die Richtigkeit des Inhalts. Unterzeichnet nur eine Partei das Dokument, leidet die Beweiskraft darunter.

Mieter und Vermieter erhalten jeweils ein Exemplar. Ein an Ort und Stelle ausgefertigtes Papierprotokoll sollte abfotografiert werden. So wird sichergestellt, dass der Ersteller im Nachhinein nichts mehr ändert.

(Von Monika Hillemacher, dpa)